2013年7月19日金曜日

動物病院予約システムを利用したらこうなる(順番待ち版)

最近は動物病院でも、病院予約システムを利用されるところが増えてきました。 

今回は、順番待ち制をとられている動物病院で「診療予約2013 順番待ち版」を利用する場合にできることについてご説明します。

 「診療予約2013」には、受付スタッフの方が使う「メイン画面」と、患者さんが使う「予約システム」があります。患者さんは予約システムを利用してネットから順番待ちができるようになり、メイン画面にはその内容が表示されることになります。

1. 受付について
直接病院にご来院いただいた場合もメイン画面で受付処理を行います。具体的には、お名前や診察券番号でペットを検索し、診察内容を選択するだけです。このように受付する度に、メイン画面の上から順に表示されていきますので順番の管理が可能になります。

なお、診察内容はあらかじめ複数登録しておくことが可能で、それぞれにかかる「分数」を登録することができます。そして、この「分数」をベースに待ち時間の計算がなされることになります。

 ネットからの順番待ちが入ると、メイン画面のリストの最後尾に「ネット予約」という表示のついた患者さんが表示されることになります。実際に来院されたら「来院」ボタンを押してチェックすれば完了です。


 2. 案内について
診察が開始する際に「案内」ボタンを押します。これにより、待っている患者さんの待ち順が1つ繰り上がり、待ち時間も再計算されます。もちろん、待ち時間は1分毎に減っていきますので、かなり正確な待ち時間をお知らせすることができます。 

予約システムをご利用の方は予約システムにログインすると、自分の「待ち順」「待ち時間」が表示されるとともに、診察が近づくと「もうすぐ診察お知らせメール」が自動的に配信されます。例えば、診察開始の10分前にお知らせと設定しておけば、そのタイミングに送信させることができます。時間は飼い主の方が自由に設定することができます。

これにより、飼い主の方は自宅からネット順番待ちして、自分の順番が近づくころを見計らって病院に向かうことができるため大変便利で喜ばれます。院内待ち時間を減らすことで、患者さんもペットもストレスを軽減でき、駐車場や待合室の混雑緩和にも効果があります。


 3. ネット順番待ちについて 
スタッフが1.受付 と2.案内 の処理を行ったり時間が経過するごとに、「待ち順」「待ち時間」は刻一刻と変化します。これからネットで順番待ちをしようとする場合、予約システムにはその状況がリアルタイムで表示されます。

また、午前中に順番待ちしている方が多くなり、次の診察開始予定時刻が午前の診療時間をオーバーしてしまう場合は、その時点でネットからの順番待ち受付ができなくなります。


 以上のように、動物病院予約システムを利用することによって、患者さんは非常に便利だと感じてくれるようになります。飼い主へのサービス向上、他院との差別化などをお考えの場合は、是非検討してみてください。本当に喜んでもらえると思います。

  >> 動物病院予約システム 「診療予約2013」


参考サイト: 動物病院のネット予約

キーワード: 動物病院予約システム,動物病院受付システム,ペット病院予約システム,動物クリニック予約システム,待ち時間,受付順番制,受付順,予約システム

2013年4月15日月曜日

患者さんが喜ぶもうすぐ診察お知らせメール




診療予約システムをお探しですか?
それでは、早速はじめましょう!

今回は、診療予約システムの便利な機能「もうすぐ診察お知らせメール」について書いてみたいと思います。

「もうすぐ診察お知らせメール」とは、診察時間が近づいていることを患者さんにメールでお知らせすることのできる機能のことです。すべての診療予約システムがこの機能を持っているわけではありませんが、あると患者さんから本当に喜ばれます。



「病院の待ち時間はモバイルで表示するのが正解!」でも書いたとおり、患者さんは院内待ち時間を減らし、待ち時間を自宅や外で過ごしたいと考えています。また、できれば診察の直前になって、クリニックに入る(戻る)ことを望んでいます。そして、この患者さんのちょっと都合のいいニーズを満たすのが、「もうすぐ診察お知らせメール」なのです。


もうすぐ診察お知らせメールの配信は、以下の3つの条件が整うことで可能になります。

1.各患者さんの「診察開始予定時刻」をシステムが計算していること
2.患者さんがメールアドレスをシステムに登録していること
3.診察開始予定時刻の〇分前に、メール送信される仕組みがあること

よって、診察券番号だけ入れて予約・順番待ちをするようなシステムの場合、患者さんのメールアドレスは登録しませんので、当然メールは送られません。このような仕組みのシステムには、元々の開発コンセプトからして「もうすぐ診察お知らせメール」の発想自体が無いということになります。無理やり実現するとしたら、患者さんに毎回メールアドレスを入力してもらうという手間がかかる仕組みで実現するほかありません。

また、1.の診察開始予定時刻の計算も、注意が必要です。診察開始予定時刻というのは「現在時刻+待ち時間」のことですので、言い換えると「待ち時間」の計算がリアルタイムでされているかどうかとういことになります。診療予約システムにおける待ち時間については、「病院予約システムの待ち時間表示の注意点」というエントリーに記載したとおり、計算方法がどうなっているかに注意する必要があります。これがざっくりしたものだと、「もうすぐ診察お知らせメール」の配信タイミングの精度も下がり、「機能」としては存在しても「使える機能」として患者さんに喜んでもらえない可能性があります。

「もうすぐ診察お知らせメール」は、患者さんができれば何とかしたいと思っている「診療待ち時間の有効活用」を可能にする仕組みです。もし診療予約システムをご検討されるのであれば、この機能のある予約システムを選ばれることをおすすめします。そして、単に機能があるだけでなく、患者さんに喜んで使っていただける「使える機能」として設計されているか確認してみてください。一見同じに見えるものでも、実際にご利用される患者さんには違いが分かってしまい、システム導入の価値が変わってしまうかもしれません。

それではまた、次回のエントリーで。
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過去記事: 過去の記事一覧はこちらから

関連記事: 病院予約システムの待ち時間表示の注意点
関連記事: 病院の待ち時間はモバイルで表示するのが正解!
関連記事: 患者さんは待ち順より、待ち時間が知りたい

2013年3月29日金曜日

病院の待ち時間はモバイルで表示するのが正解!



前回、「病院予約システムの待ち時間表示の注意点」という記事で、病院予約システムにおける待ち時間表示の重要性と、その計算方法について書きました。今回は、その計算された待ち時間をどのように患者さんに伝えるのが良いのかについて書いてみたいと思います。

待ち時間を伝える方法は2種類あります。1つ目は、待合室にディスプレイを設置し「院内表示パネル」で患者さんに伝える方法で、もう1つは患者さんそれぞれの「モバイル端末(携帯電話・スマホ)」で待ち時間を表示させる方法です。

これまでの常識的には、前者の院内表示パネルのほうがわかりやすくて便利そうな気がするかもしれません。しかし私は、後者のモバイル端末による表示こそ病院・クリニックが利用すべき「待ち時間表示」の方法だと考えています。なぜならば、パネル表示では「全体の待ち時間」はわかっても「各個人の待ち時間」がわからないこと、また、患者さんは「院内」だけでなく「外に居ても」も自分の待ち時間を知りたいはずだからです。

まず、「全体の待ち時間」と「個人の待ち時間」についてです。

院内表示パネルの場合、表示させる内容はすべての患者さんに共通ものにせざるを得ません。そのため表示できる内容は限られてしまいます。オーソドックスなものは下記のような「現在の呼び出し番号」「待ち人数」「待ち時間」だと思います。






患者さんはこれを見て、自分の番号が何番目だから、だいたい何分待ちだと個別に計算する必要があります。もちろん無いより良いですが、「患者目線で、よく考えられている仕組み」だとは言えないと思います。


次に、院内だけでなく、院外でも待ち時間を知りたいという点についてです。

当たり前ですが、病院内のパネルは院内でしか見られません。一度外出してしまうと患者さんにはリアルタイムで状況がわからないため、受付の方が呼び出したのに不在だったり、早く戻ってきすぎて結局院内で長時間待ったりすることになります。

一方、患者さんが持っているモバイル端末に表示させることができれば、患者さんが自分が知りたいタイミングで、自分の待ち時間をリアルタイムで知ることができます。さらに「もうすぐ診察お知らせメール」の仕組みと併用することで、患者さんが「これは便利だ!」と感動していただけると思います。

患者さんの目線から補足するとすれば、以下のようにも言えます。病院・クリニックでの30~60分の待ちはよくあることなので、患者さんは予定時刻までは院外ですごしたい、家で待機していたいというふうに考えているということです。逆にいうと「できれば診察直前にクリニックに入る(戻る)」というのが患者が望んでいることなのです。

院内パネルだけでは、この本当の気持ちに応えることができません。また、もし患者さんがモバイルで確認して、クリニックに直前に戻ってこれる仕組みがあるとしたら、戻ってきた時に院内ディスプレイに表示されているのは「もう自分に必要のない待ち時間」ということになります。なぜなら、すぐ呼び出されるのはわかっているのですから・・・。

今回ご紹介した考え方は、残念ながら病院予約システムの世界ではまだメジャーでありません。やはり多くの方が一番に思いつく待ち順の表示方法は、銀行や役所などで見慣れてるディスプレイ方式でしょう。しかし、ほとんどの患者さんが携帯電話を持つこの時代、待ち順・待ち時間のモバイル表示は、今後こうならざるを得ないトレンドになると私は考えています。

10年前はまだしも、これからは「モバイルで個人が待ち時間を確認できる仕組み」が大きな柱としてあり、それを院内パネルが補完する(もしくは無くても問題ない)時代がくると思います。患者さん目線で、クリニックをより良くしたいとお考えの開業医の皆さまには、ぜひ一度考えていただきたい内容です。

それではまた、次回のエントリーで。
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2013年3月15日金曜日

病院予約システムの待ち時間表示の注意点



今回は、病院予約システムにおける待ち時間表示について書いてみたいと思います。
病院予約システムには、患者さまが待ち時間を知ることができる機能があります。もし、病院予約システムの導入目的の1つが「待ち時間の見える化」だとすれば、この機能があるかどうかが選定の1つのポイントになります。これはよく調べないとわからないことなのですが、病院予約システムの中には、「待ち順」は表示できるけど「待ち時間」は表示できないものもあり、また「全体の待ち時間」はわかっても「個人それぞれの待ち時間」はそれぞれが計算しないと直接わからないものもあります。

「患者さんは待ち順よりも、待ち時間が知りたい」というエントリーでも書いたように、患者さんは「自分の待ち時間」が知りたいのであって、順番がわかっても「何分待つか」がわからないと実質上意味がなく、患者の本当のニーズに応えられません。また、全体で60分待ちだとわかっても、すでに並んでいる自分が何分待ちかわからなければ、これまた実質上意味がありません。

このような理由から、もし患者さんの待ち時間対策のために病院予約システムの導入を考えるのであれば、「患者さん個人個人が、好きな時に、自分の待ち時間がわかる」システムを選ぶことをお勧めします。

しかし、この前提に立っても、病院予約システムの選択の際に気を付けるべきことがあるということを、今回はご説明したいと思います。というのは、そもそもその「待ち時間」は何を基準に計算しているのか?という点です。

待ち時間は、「自分より前に待っている人の数」と「その人たちの診療時間」の積の和であらわされます。では、「それぞれの診療時間」というのは、システムではどのように計算されるのでしょうか。病院予約システムには2パターンあり、1つは「1名あたり〇分」と診察時間を決めるもの、もう1つは「この診療メニューは〇分」と診療内容毎に個別に決められるものの2つです。




お気づきにように、前者の仕組みですと細かい待ち時間計算ができず、診療内容によって時間に大きな違いがある場合は、まともな計算ができません。5分かかる診療メニューと10分かかる診療メニューが元々混在する場合は、この方法で待ち時間を計算するのは少し無理があると思います。

もちろん、診察が長引いたりすることによる個別の誤差はいずれのパターンでも発生しますが、もともとかかる時間が違うものを同じ時間として計算するのとはわけが違います。病院予約システムで「待ち時間を見える化」し、患者さんに喜んで使っていただくには、待ち時間を計算する仕組みにも注意する必要があると思います。

それではまた、次回のエントリーで。
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関連記事: 患者さんは待ち順よりも、待ち時間が知りたい
参考記事: 待ち時間対策としての時間帯予約システム

キーワード: 待ち時間対策,待ち時間,院内待ち時間,解消,解決,病院待ち時間,外来待ち時間

2013年2月27日水曜日

患者さんは待ち順よりも、待ち時間が知りたい



お世話になっている税理士の先生が、先日こんなことを言っていました。「通っているクリニックが病院予約システムを入れたんだけど、かえって面倒で結局ふつうに並ぶようになっちゃいました。」詳しく伺ってみると、どうやら「順番お知らせの方法」に問題があったようです。

そのクリニックが導入した病院予約システムは、「電話自動応答で順番待ちの予約ができる」システムです。また順番が近づくと、「あと5人であなたの順番です。」というお知らせの「電話」がかかってくる仕組みでした。クリニックに行く前に順番待ちができるので、院内での待ち時間が減るし、便利そうだと思ったので早速使ってみたそうです。

ところが、いざ順番待ちの予約をしてみると、ひとつ気になることがありました。それは「あと5人になるのに、あと何分ぐらいなんだろう?」ということです。患者さんにとっては、10分待つのか、1時間なのかによって、その間にできることが変わります。ですので、患者さんが本当に知りたいのは「待ち順〇番目」ではなく、「自分の順番まであと〇分ぐらい」という情報なのです。これがわかると患者さんは安心して、予定を立てることができます。

その税理士さんは、予約したものの「いつ電話がかかってくるか、ソワソワしてしてしまって落ち着かないので、結局、直接クリニックに並ぶようになった。」とのこと。電話自動応答での予約も少し時間がかかってしまい、「行ったほうが早い。」と思ったことも原因の1つのようです。

クリニックの方も、電話で予約できれば、老若男女だれでも使えるからとの思いで導入をされたのだと思いますが、患者さんは「本当に便利」でないと使ってくれません。上記のような、患者さんの目線を欠いたシステムは、せっかく導入しても利用率が低くなってしまいます。

患者さんの立場でシステムをつくると、「1.順番待ちの予約をした時点で待ち時間がわかる。」ことと、「2.その時間が、診察の進行状況によってリアルタイムで変わる」こと、そして「3.〇分前になったらお知らせがくる」という3点セットが必要になると思います。これらが揃わない電話だけのシステムは「便利そうに見えて、結局使えない。」ということになりがちですので、病院予約システムをご検討の際は、十分考慮されることをお勧めします。因みに、携帯予約のできる病院予約システムであれば、通常この3点セットが使えます。

ちなみにこの税理士さんは、60代後半の男性です。いわく「30分だろうが60分だろうが、だいたいの待ち時間さえわかれば、時間つぶしたりして待ってるんですよ。それが分からないから、直接行って受付スタッフに聞いちゃうんですよねー。ははははは。」とのことでした。残念ながら、システムの意味がないですね。「待ち時間の長さ」も重要ですが、それ以上に、「何分待つのかを知ることができる仕組み」を患者さんは求めているのだと思います。





ワード: 診察予約システム,電話予約,順番待ち,待ち時間,病院,医院,通院,院内

2013年2月18日月曜日

診療予約システムとパソコン



今回は、病院予約システムを利用するパソコンについて書いてみます。

病院予約システムを利用するには、パソコンが欠かせません。過去においては、1台数十万円したものですが、最近は5万円前後でも高スペックのパソコンが手に入るようになりました。まさにムーアの法則で言われた「1.5年~2年で、価格性能比は2倍になる。」が現実になっている感じがします。価格性能比が2倍になるということは、「2年で、同じ性能のものが半額になる。」あるいは「2年で、同じ値段で性能が2倍のものが買える。」ということになります。

ちなみに、私がプライベートで買ったPCで比較してみました。

■ 2007年 DELL Inspiron 530
CPU 2.7MHz、2コア/メモリ2G/HD 500GB
約150,000円
  ↓
■ 2012年 DELL Inspiron 660s 
2.7MHz、4コア/メモリ4G/HD 2TB
約68,000円

2007年に買った時には、それなりの高スペックでそのスピードに驚きましたが、5年経った今、その2倍のスペックのものが半額以下で買えてしまいます。5年経っていますので、ムーアの法則がそのまま当てはまれば、価格性能比は約8倍のはずですが4倍どまりです。でも、すごいなと思います。

ところで従来は、システム会社がシステムを納入する時に、一緒にパソコンを販売するのが普通でした。パソコンの単価も高かったので、それなりに利益も出たわけです。しかし、最近は単価が下がり利益が出ないので販売をしない、あるいは販売しても「当社から買うと、量販店で買うより高いですけどいいですか?」という会社が多くなってきました。

また、お客様側の変化がありました。それは多くの方が、自宅や職場でPCを買う経験をしているため、わざわざ誰かに選んでもらわなくても買えるようになったということです。このようにPCがコモディティ化したため、多くの業界でパソコンはシステム会社を通して購入しなくなってきています。もしパソコンを販売しているシステム会社があるとすれば、初期費用に含まれる諸々の項目の中にパソコンを入れ込んで、「全部で50万円」のようにしているのではないでしょうか?もしそういう例があったとしたら、それは個別に明細を出すと50万円も取れないので、たくさん項目を増やして曖昧にするための仕掛けだと私は思います。

そもそも、病院予約システムを使うなら、上の例の2007年ぐらいのスペックで十分なわけですから、今の価格でいうと5~7万円ぐらいのものでいいのです。その時の最新のスペックである必要はないので、業務用と割り切って、安いもので探してみることをお勧めします。

因みに、マイクロソフトのOfficeが入ってるパソコンは2万円ぐらい高くなりますが、受付のパソコンでWord,Excelをそんなに使わないのなら、Open Office を使えば無料なので、試してみてください。

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関連記事: 病院予約システム/値引きという裏切り 
関連記事: 病院予約システム/価格と価値

2013年1月25日金曜日

患者さんから見た病院予約システム


ネット予約は患者さんにとって、とても便利なものです。病院予約システムを利用している病院・クリニックの方も、もちろんそのことは理解されていますが、患者さんが実際どのような状況で利用し、どのぐらい便利に感じているかをゆっくりと考えることは少ないと思います。今回は、患者さんがネットで予約をする3つのシチュエーションを挙げながら、患者さんの心理を少し掘り下げて書いてみたいと思います。


1. 休診日に翌日の予約

休診日にネット予約をされる患者さんの中には、「休診でなければ今日診てもらいたい。」と思っている患者さんも多いでしょう。病院予約システムが無いと、「今日は診てもらえない」うえに「予約も受付けてくれない」ということになります。(もっと言うと、「明日予約が空いているかもわからない・・・」です。)

診察は明日でいいと思っていたとしても、この状態では、「もしかしたら、明日は予約がいっぱいかもしれない。だったら今日行ける他の病院を探そう。」という発想になりかねません。逆に、休診日でも予約受付が可能だったり、予約の空き状況が確認できるのは、患者さん、病院・クリニック双方の利益になります。携帯で予約を取りながら、患者さんが安心する様子が目に浮かびませんか?


2. 夜間に翌日の予約

夜間に具合が悪くなってしまった場合、病状が相当悪くない限りは、当日診てもらうこと自体は諦めているでしょう。1のケースのように、この時間に予約ができなくても「別の病院を探そう。」とはならないと思いますが、もしその場で予約状況がわかるとしたら「とても便利なクリニック」だと必ず思っていただけます。その時点で、他のクリニックとの明らかな差別化ができるでしょう。こういった経験を1度でもした患者さんは、よほどの理由がない限り、あなたのクリニックを離れることはありません。患者さんは、とにかく便利、とにかく安心だと感じているはずです。


3. 朝の受付開始前に予約

これは、予約制の病院と、順番待ち制の病院で比較してみましょう。予約制で、受付が始まるまで電話がつながらない場合、患者さんとしては「今日、診てもらえるのか」が蓋を開けてみるまでわかりません。受付開始時間になって電話をして、予約が取れないリスクを取るより、近くにある順番待ちの病院に少し早く並んだほうが確実だと思うかもしれません。

予約制で、ネット予約ができれば受付時間より前に予約できるかどうかの判断ができます。患者さんとしては朝早く並ぶよりは、予約できたほうが良いわけですから、ネットで予約状況がわかるか否かは、思っている以上に重要な情報です。

朝の予約は、以上のような状況で行われていると想像してみてください。特に働いている方などは、会社への連絡のため、早く時間の目途をつけたいと考えています。もしかしたら、いつも来てくれていた患者さんが、別の病院に行ってしまっている可能性も大いにありえます。また、朝は受付の来院処理、電話での予約確認などが立て込みます。患者さんが電話しても繋がらず、仕方なく予約をあきらめてしまうことも考えられます。

以上、3つの典型的なシチュエーションごとに見てきました。どのケースでも言えることは、患者さんは具合が悪いから病院に行くケースがほとんどで、そんなつらい状況で、自宅に居ながらにして予約ができるかどうかがわかることは、本当に便利で安心だということです。

ちなみに、病院予約システムを利用すると40~60%ぐらいの方がネットから予約をしてくれます。この数字を見ても、「患者が求めている」サービスであると言っていいと思います。患者さんにとっては、とにかく、便利で安心なのです。

>> 病院予約システム「診療予約2013」はこちら


関連記事: 病院予約システム|3つの予約方法、どれを選ぶ?

ワード: 病院予約システム、ネット予約、患者サービス、インターネット予約

2012年11月22日木曜日

目指すのは「適度に混んでる待合室。」



まったく誰も待っていない待合室があったとします。患者さんはこのクリニックに入れば、すぐ診察してもらえるでしょう。しかし、もしあなたが患者だとしたら、ちょっと不安だなと思わないでしょうか?

また、患者があふれ椅子が全部埋まっている待合室があったとします。このクリニック入れば立って待つのか、また、その後座れたとしても、どのぐらい待たされるのか。もしあなたが患者だとしたら、ちょっと不安だと思わないでしょうか。

患者の目線からすると、理想的なのは、「適度に混んでる待合室」です。もしかしたら、病院・クリニックの目線からしても理想的なのは、「適度に混んでる待合室」かもしれません。しかしそうだとしても、都合よく「適度に混ませる」ことなんてできないだろう、というのが常識的な考え方ではないでしょうか。

しかし、こう考えると、可能性はあるのではないかと思っていただけるかもしれません。

待合室の10個の椅子に、会計待ちが2名、診察待ちが3名。実は、オンラインで5名が待っていますが、その人たちはそれぞれ、10分前まで近所や自宅で時間を調整しています。1名診察が終わるごとに、メールが届き「あ、そろそろ。」と次の患者がクリニックに入ってきます。まさに「適度に混んでいる。」しかも「一定に混んでいる。」状態です。

ここに、新しい患者さんが予約なしで入ってきた場合、実は8人待ちなので、ネットで予約をしている人達が後から入ってきて、順番を抜かされたように感じてしまいます。この点は、受付時に全部で8人待っている旨伝え、約30分ぐらいかかるなどと説明する必要があります。患者さんの症状にもよりますが、それであれば「外で時間をつぶして待とう。」となるか「ここで座って待とう。」となるか、「30分待つなら別の病院を探そう。」となるかはわかりません。ただ、「入る前に諦める」ということは無くなると思います。

当然この状態を常に維持することはできませんが、病院予約システムを利用することによって「適度に混んでる待合室」を目指すことは、それほど非現実的な考えだとは思いません。

■適度に混んでいる待合室のメリット

1.飛び込み患者があきらめないで入ってきてくれる
2.待合室の混雑が緩和され、待っている人のストレスが緩和される
3.院内待ち時間が減る
 (自宅や、近所で直前まで時間を調整できる)
4.院内感染リスクが下がる
 (待合室の滞在時間が減るため)
5.駐車場などがいっぱいになる可能性が減る
6.待ち時間に対するクレームが減る
 (院内待ち時間が減るため)
7.受付スタッフの負担が減る
 (来院処理業務の平準化、時間確認やクレームの減少)

このように、院長にとっても、受付スタッフにとっても、患者にとっても嬉しいことしかありません。後は実現できるか否かだけです。

病院予約システムを導入して、「適度に混んでる理想的な待合室」を目指してみませんか?

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関連記事: 病院予約システムが取り除くことのできる限界
関連記事: 動物病院予約システムを使うとこうなる(順番待ち版)

ワード: 待合室、待ち時間、混雑、短縮、順番待ち、システム、病院予約システム

2012年10月29日月曜日

予約管理表のテンプレート(無料)|医療・病院・クリニック



病院・クリニックの予約管理を紙で行う場合の書式の雛形を作成しましたのでUPします。

医療機関それぞれによって、診療時間や単位時間あたりの診察枠数が違うと思いますので、汎用的な書式として作成しています。エクセルファイルをダウンロードしていただき、テンプレートを貴院に合うように修正してご利用ください。

当然、無料です!

■ 予約管理表のテンプレート1
(単位時間あたりの患者数が多い病院・クリック)









■ 予約管理表のテンプレート2
(単位時間あたりの患者数が比較的少ない病院・クリニック)













【参考】 診療予約システムの予約管理画面イメージ






















▲診療予約システム「診療予約2013」の画面



関連記事: 予約管理のデジタル化 ~診療予約システムの活用方法~

ワード: 予約表、予約票、受付票、医院、無料、ダウンロード、テンプレ、フォーマット

2012年10月18日木曜日

病院予約システム|患者の年代別ネット利用率


前回、病院予約システムと予約方法についてのエントリを書きました。

その中で、3種類の方法(下のA~C)のメリット・デメリットをあげて比較しましたが、どの組み合わせで利用するのがよいのかについては、病院・クリニックの状況によりケースバイケースだと書きました。

A. 電話予約(スタッフが受付け)
B. 電話予約(システム自動応答)
C.  ネット予約

今回は、その際にキーワードとしてふれた、「患者のネット利用率」についてまとめたいと思います。「患者のネット利用率」とは、文字通り患者さんの何%がインターネットを利用しているかということです。

診療科目や病院の立地によって患者さんの層は違うと思いますが、まずは下記「インターネット利用の年齢階層別状況」のデータをご覧ください。総務省が2012年5月に発表した最新の調査結果からの抜粋になります。
(URL: http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/120530_1.pdf)





















49歳まではどの年代も95%前後で高い利用率となっていますが、50歳以上になると、ネット利用率が下がっていきます。また、この10年で、各年齢ごとの利用率も上昇してきましたし、それぞれの世代が歳をとってグラフの右側に移動していきますので5年後、10年後には高齢者にも圧倒的にネットユーザーが多くなることも読み取れます。


説明のため、ここでは3つのケースに分けて考えてみたいと思います。ここでは、わかりやすさを重視し、極端なケース設定もしていますのでご了承ください。


■ ケース1  「患者は60歳以下がほとんどの病院・クリニック」 
(例: 小児科、産婦人科、オフィス街の病院・クリニックなど)

結論から言うと、電話自動応答は必要ないと思います。

この年代層は、ネットの方が便利だと思っている人のほうが圧倒的に多いです。また、忙しい世代なので、移動中や夜間に予約できるネット予約は大変喜ばれます。



■ ケース2 「患者の半分が、60~70歳の病院、クリニック」
(例: 高齢者が多いエリアの病院・クリニック)

60~70歳の患者の65%がネット利用者だとした場合、患者全体に占めるネット利用者の割合は、80%程度となります。(半分が95%利用、残りの半分が65%利用で計算)

電話自動応答システムを検討する場合、5人に1人が必要としていることになります。これであれば自動応答を使ってもいいのではとも思えますが、逆にこのように考えることもできます。


「5人に4人がネット利用してくれれば、残りの人は通常の電話予約(スタッフ受け)でいいのではないか?」

本来の目的は、受付スタッフの電話対応の負荷を減らしたり、患者さんにより便利に予約してもらえる選択肢を増やすことです。であれば、ネット予約でかなりの数の方が予約してくれているなら、すでに十分に目的を果たしていると言えるのではないでしょうか?

ちなみに、音声自動応答システムを入れる場合、通常の電話に「予約の電話」が入ってこないように、通常の電話を使えなくしたり、番号を大きく公表しなくしてしまいます。これは、通常の電話があると、患者さんはそちらの方が便利と思い予約電話を掛けてしまうので、その対策が必要になるからです。

そう考えると、5人に1人のために自動応答システムを使うことは、デメリット(ちょっと相談したいのにできない、どこに架けて掛けていいかわからない→不便なクリニックだと思われる)のほうが大きいと思います。


■ ケース3 「患者がすべて60歳以上の病院・クリニック」

この場合でも、患者のネット利用率は50~60%です。特筆すべきは70歳代のネット利用者の伸びです。この2年で32.9%が42.6%になっています。65~69歳が60%使っていますので、そこまで毎年上がっていくことが読み取れます。

今までは、このような病院・クリニックでは間違いなく病院予約システムを検討しなかったと思います。しかし、この利用率であれば使ってもいいかなと思わせるレベルになってきました。もっとも、このような患者層の病院・クリニックでは予約制ではなく順番待ち制をとることが多いので、今回のエントリの対象ではないかもしれません。

以上、書いていても意外でしたが、年齢を問わずかなりの方が、ネット利用者の時代になったのだなあと思います。仕事でPC・携帯を使っていなかった私の親(60代)も、今では携帯とiPadを使っていますので、確かにみんな使えるよね・・・という気もします。



関連記事: 病院予約システム ~3つの予約受付方法、どれを選ぶ?~

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キーワード: 病院予約システム、年齢、年代、高齢者、携帯、普及率、電話、ネット

2012年10月12日金曜日

病院予約システム|3つの予約受付方法、どれを選ぶ?


予約制で病院・クリニックを運営する場合には、下記の3つの中から貴院にフィットするものを取捨選択・組み合わせて利用することになります。

A. 電話予約(スタッフが受付)
B. 電話予約(システム自動応答)
C.  ネット予約

今回は、それぞれのメリット・デメリットをまとめることによって、どの方法をとるのが貴院にとって最適かを判断する際の参考になればと思います。


A. 電話予約(スタッフが受付)

システムを導入しない場合は、電話で予約を受付けることになります。当然、診察後の次回予約などもあるので、必ずしも電話には限りませんが、システムを介さず受付スタッフが予約を受付ける方法です。


〇メリット
・患者がはじめての貴院にコンタクトする「予約」の段階で、生身の人間が対応できることによる安心感・イメージの向上。

・込み入った予約(複数名、症状の相談)に柔軟に対応できる。

・システムの導入費用などが必要ない。

×デメリット
・「来院受付」と「予約受付」の兼務によるロス、ミスの発生。
  (電話に出られない、受付業務が止まるなど)

・電話が混み合い、繋がらなくなった場合に機会損失が発生する。

・病院の受付時間中にしか予約を受け付けられない。


B. 電話予約(システム自動応答)

病院予約システムの中には、予約電話をシステムが自動応答し受付けるオプション機能を用意してるものがあります。


〇メリット
・ インターネットを使えない人でも24時間予約ができる。

・ その分の受付スタッフの負担が減る。

×デメリット
・ 電話自動応答を使うということは、通常は一般電話は使いませんので、Aのメリットを諦めることになる。

・ 上記に関連し、自動応答での予約にはとても時間がかかるので(1~2分ぐらい)、一般の人、急いで予約を取りたい人が面倒で使いにくくなる。

・ システムに費用がかかる(通常のシステム費+オプション費用が発生)


C. ネット予約 

病院予約システムの基本機能。患者が携帯、PCから24時間予約ができるようになります。



〇メリット
・携帯、スマホ、PCの使える人なら24時間いつでも予約ができる。

・同時に何人も予約ができるので、機会損失が発生しない。

・その分の受付スタッフの負担が減る。

×デメリット
・複雑な予約を受けられない病院予約システムがある。

・システム費用がかかかる。


以上のように、当然どの方法もメリット・デメリットがあります。

ひとつ言えることは、Aの方法でうまくいくならそれにこしたことはないということです。やはり、電話をしたときに病院のスタッフが丁寧かつ柔軟に対応してくれるほうが、ネット予約や電話自動応答より安心感があります。(おそらくこれは、老若男女とわずそう感じるのではないでしょうか?)

ただ、スタッフの人件費はシステムの費用に比べて高いので、簡単に1人増やすといったことができません。また、システムのように24時間ずっと働いてもらうこともできません。

病院予約システムを導入することによって、スタッフを追加することなく予約受付業務を軽減することができれば、スタッフはとても仕事がしやすくなるはずです。また、患者さんも「24時間予約」や、「予約状況の可視化」などのメリットを実感し、すごく喜んでくれるでしょう。

一方、Aのスタッフによる電話受付だけの運用では、来院受付や会計業務に支障や遅れが出る場合には、病院予約システムを利用する価値があると思いますが、BとCはどちらを選べば良いのか、それとも両方必要なのかといったところはそれぞれの病院・クリニックの状況により違ってくると思います。

ここで知りたくなるのは「患者さんのネット利用率」だと思いますが、
この話は、データを交えてまたの機会に書きたいと思います。



関連記事: 病院予約システム ~その機能、MUST?WANT?~

キーワード: 医療機関,病院予約システム,予約ソフト,方式,ネット予約,外来予約システム


2012年8月28日火曜日

病院予約システム 比較一覧サイトのご紹介(2013年度版)


病院予約システムは、さまざまなメーカーが開発しています。

一覧で見られるサイトを見つけましたので、
ご紹介させていただきます。

病院予約システムの比較一覧サイト
http://homepage3.nifty.com/TOKU/rececom/reservation.htm


おそらく主要な病院予約システムは、
こちらにすべて網羅さていると思います。

・予約管理の効率化(紙の運用の限界、拠点間での予約管理など)や
・携帯予約、WEB予約による患者サービスの向上、
・院内待ち時間の最小化 のために
いくつか比較して、検討してみてはいかがでしょうか?

きっと患者さんも喜んでくれると思います!


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2012年8月9日木曜日

病院予約システム|その機能、MUST?WANT?



病院予約システムを検討されている方のほとんどは、はじめて病院予約システムの導入をされるお医者さまです。すなわち、新規開業に合わせて検討されるか、開業後しばらくして受付の負荷低減や、患者さまへのサービスとして導入を検討されます。

一方で、病院予約システムは使っているが、何らかの理由により乗り換えたいという病院・クリニックもあります。導入時には、「これで大丈夫。」と思って導入した病院予約システムが、しばらくして、「これでは駄目だ。」となってしまったということです。

あり得る理由としては下記のようなことが考えられます。


1.導入当時とクリニックの予約運用が変わった

・ 受付方法を見直した(順番待ち、時間指定予約、複合)
・ 受付方法は変えず、細かいルールを変更したいがシステムが対応できない。

など、導入当時は問題でなったことが問題になるケースです。


2.システムが古くて使いづらい

・ 今となっては処理速度が遅く感じる
・ 画面が古く、ユーザーインターフェースが悪い
・ 新しい機器で使えない、使いにくい
(新OS、スマートフォン、タブレット端末etc)

導入当初は最新のシステムでも、年月が経てば古くなります。毎日使うものなので、少しの欠点が「これでは駄目だ。」に変わることもあります。
 

3.元々やりたいことができなかったが、導入してしまった

1と2は、仕方がないとも言えますが、この3はもしかしたら、導入時に避けられたかもしれません。

・ 病院予約システムの導入時に、本当にやりたいことがわかっておらず
  言われるままに対応していないシステムを選んでしまった。
・ やりたいことははっきりしていたが、
  費用等の問題で対応していないシステムを選んだ。
  運用してみて、やはりできないと困ることに気づいた。

というようなケースです。


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病院の予約受付の運用は、千差万別であり、完全にすべてに対応できる予約システムはおそらくありません。

そういう意味では、診療予約システムを導入する際に、「本当にやりたいこと(MUST)」を明確にし、「できればやりたいこと(WANT)」と区別して検討をする必要があるでしょう。そして、MUSTができないシステムは、安くても、説得されても、見送るべきです。

一方で、突き詰めて考えると、MUSTは意外に少ないのも事実です。MUSTかどうかは、「患者目線」で考えたときにどうなのか?を考えることでクリアになっていくことが多いです。あるいは、実際に運用する「受付スタッフの目線」ではどうなのか?を考えることでもクリアになっていきます。

一番問題なのはMUSTとWANTを混同してしまい、WANTを優先し、MUSTを妥協してしまうことです。この場合には、残念ながら3のケースが起こってしまうでしょう。また、WANTをたくさん満たすからといって、その分を費用を払う必要があるのかという点も、コストパフォーマンスを考えた場合に出てくる問題だと思います。


導入する前にも、導入してからも MUSTとWANTを区別して病院予約システムの検討、運用、見直しをすることが大事だと思います。


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関連記事: 病院予約システムが取り除くことができる限界
関連記事: 病院予約システムの価格と価値


キーワード: 病院予約システム、機能、基準、必須、不要

2012年7月27日金曜日

病院予約システム|予約管理のデジタル化



病院予約システムの導入をされる病院、クリニックには
大きく分けて2つのパターンがあります。

A. 予約管理をデジタル化したい 
(紙の予約表ではなく、パソコンで予約管理したい)

B. ネットで予約受付できるようにしたい 
(携帯・スマホ、パソコンからの予約を自動受付したい)

Bのネット予約受付を可能にするためには、Aの予約管理のデジタル化が必要になります。予約管理のデジタル化とは、院内で紙の予約表を使わずに、PC上の予約表で、予約を一元管理することです。

今回は、予約管理のデジタル化に絞ってメリット、デメリットをまとめてみたいと思います。


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1.紙の予約表のメリット・デメリット

メリット
・ 誰でもすぐに利用できる
・ 短期の検索性に優れている(1週間前後の検索速度が速い)
・ 工夫次第でイレギュラーな情報も書き込める(柔軟性が高い)

デメリット
・ 複数の場所で利用しづらい
(情報共有に限界がある。リアルタイムで共有できない。一元管理できない。)
・ 使い捨ての情報になる(後で分析などがしづらい)
・ 紙の大きさが決まっているので、
病院の規模、運用方法等によっては見づらくなってしまう。

以上のように、IT化が進んだ現代においても、紙で管理するメリットというのは侮れません。


ネット予約を検討していない場合や、複数の場所(受付、診察室、院長室など)で予約表を利用・受付したい場合以外は、あえてデジタル化する必要は無いかもしれません。



2.デジタルの予約表のメリット・デメリット

メリット
・ 複数の場所で利用できる(リアルタイムで情報共有)
・ 患者からのネット予約を受付けることができる
・ 患者検索などの便利な機能があり、慣れると業務効率向上が期待できる

デメリット
・ 操作方法を覚える必要がある
・ 病院予約システムの仕様にない情報等が記載できない
※メモ機能などで代用はできる
・ 機器に依存する(機器の故障など、一時的に使えない可能性がある)


デメリットについては、パソコンを使う以上避けて通れない問題です。ただし、パソコンやネット環境は10年前と比べると圧倒的な進化を遂げており、故障や通信不良などでのトラブルはかなり少なくなったと言えます。

また、メリットに関してですが、複数の場所での情報共有を行うには、病院予約システムは必須だと言えるでしょう。紙で運用するのは、リアルタイム性を欠くためどこかでミスを生みますので本来あるべき姿とは言えません。



以上のように、紙の予約表、デジタルの予約表はそれぞれにメリット、デメリットがありますが、複数の場所で、予約を管理したり、受付する場合は、病院予約システムの導入が必要だと思います。

ネット予約をせず、予約管理のデジタル化に特化するのであれば、
・ シンプルで使いやすいシステム、
・ 初期費やランニングコストの低いシステム

が、第1候補になると思います。


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関連記事: 診療予約システムが取り除くことができる限界


キーワード: 病院予約システム、予約管理、予約表、共有、一元管理、PC、ソフト、医療機関

2012年7月25日水曜日

病院予約システムが取り除ける限界




― システムを導入するだけでは、何も変わらない。

システムによって取り払われた限界に合わせて、今までの運用のルール、習慣、考え方を含めて変えることによってはじめてシステムを導入した効果が現れます。

エリヤフ・ゴールドラット博士の著書「チェンジ・ザ・ルール(原題:Necessary But Not Sufficient)」には、上記のごとく、システムは限界を取り除くために必要ではあるが、導入するだけでは十分ではないという考え方が紹介されています。

病院予約システムが取り除くことができる限界とは何か?あなたの病院・クリニックで「やりたかったけどできない」、「知りたいけどわからなかった」ことはありませんか?


取り除ける限界その1

「24時間予約受付、または受付オープン前のネット順番待ち」

受付のスタッフが院内にいなければできなかったことを、病院予約システムが行ってくれます。

通常は直接来院される患者さまと、ネットで順番待ちされる患者さまの間で差をつけるのは好ましくないかもしれませんが、あえてネットを優遇することで、「全体で見たときの、のべ待ち時間の短縮」や「時間帯別混み具合の標準化」などの効果が得られるケースもあります。

また、本当はインフルエンザの時期だけ予約制をとりたいが、通常の順番待ち受付で忙しく、電話応対ができない等の理由で見送っているケースなどでも、病院予約システムを入れることによって
スタッフに大きな負担をかけることなく患者・クリニック双方にとってメリットのある仕組みを提供することができるかもしれません。


取り除ける限界その2

「待ち時間の見える化」

来院時間と診察開始時間の差を記録することによって、待ち時間を計測し、「見える化」することができます。

本当に3分~5分で診察できているのか?できていないとしたら、何が原因なのか。よくできた病院予約システムでは、分析により原因のヒントを示唆してくれるものもあります。

当然、患者さまにも「待ち時間を見える化」することでおおよその待ち時間がわかるようになるため、不必要にイライラしたりすることがなくなります。

必要悪としての「待ち時間それ自体」より、「どう待っていただくか、そのために病院・クリニックとして何をするか」が重要です。


取り除ける限界その3

「待ち時間を「院内待ち時間」と「院外待ち時間」に分割する」

待ち時間の見える化の応用として、診察開始予定時刻10分前までぐらいは、自宅待機、または、病院外で時間を使っていただくということもできます。

多くの病院予約システムが「もうすぐ診察お知らせメール機能」を持っているため、患者さまは必ずしも病院内で待つ必要がなくなります。診察待ち、会計待ちでただでさえ混んでいる待合室にいるよりも、自宅や外で時間を使えたほうが、患者さま、病院・クリニックともにメリットがあります。また、患者さまの駐車スペースなどの効率的な利用にもつながります。



以上、病院予約システムの導入によって変えられることをあげました。

実際の導入においては、システムが取り払うことのできる限界に合わせて、もともとあったルールや習慣、考え方などを変えることによって、患者さま、病院・クリニックの双方のさらなるメリットにつながると考えます。


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2012年7月12日木曜日

病院予約システム|値引きという裏切り




システム料金の値引きとは、どういう意味を持つのでしょうか?

システム会社から見たときの「値引き」とは、もともと見込んでいた利益を一方的に削ることといっても過言ではありません。

前回の記事にも書きましたが、システム料金の多くは、開発にいくらかかったかではなく、「システム会社全体が抱えるコスト」をベースに算出されることが多いです。

これは、労働集約型の業種の多くがそうで、例えば近所のパン屋さんのパンには、材料費のほか、それを作る人の人件費はもちろん、販売する人の費用や地代などが含まれているのと同じです。システム開発は、専門スキルを持った技術者の労働集約型産業なのです。

値引きとは、こうして作られた料金とコストのバランスを崩すということ、また、片方のお客さんに値引いて、他のお客さんは値引かないという一種の「裏切り」でもあります。


値引きにより料金とコストのバランスが崩れるとどうなるか。真っ先に影響を出るのがシステムサポートの質が下がることだと思われます。

値引きしたうえに、営業マンを減らすと、システム会社の経営は、ますます悪循環に陥ってしまうため、販売価格が下がると営業マンは酷使こそされ、減らされることはありません。

一方で、サポートはシステム会社にとっては一種のコストであり、それ自体が利益を生むことはほとんどないため、残念ながら真っ先に削られることが多いです。

そのため、割引や価格低下により、直接的に利益を生まないサポート部門は、質、量ともに充実しにくくなります。

また、収支のバランスが崩れ続けるとシステムメーカー自体が存続できなくなることも長期的にはあり得ます。これは、システムを利用しているユーザーにとっても問題となります。


また、値引きは一種の「裏切り」であると書きました。これは、顧客Aには50万円で売ったのに、顧客Bには40万円で売るという「顧客によって差を付ける」という意味での裏切りを意味します。

顧客Aには、
「当社は値引きは行っていません。」と言っておいて、
顧客Bには、
「ご予算が合わないなら、上司にかけあってみます!」
というようなことですね。


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顧客Aは、この会社のことを不誠実だと思わないでしょうか?

顧客Bは、自分はラッキーで得したように思うかもしれませんが、もしかしたら、35万円ぐらいになったのでは?と思うかもしれません。そうすると元々の価格って何なんだ?となってしまいます。

これは、顧客A、Bともに同じサービス・商品が提供されるからこそ感じる違和感だと思います。先のパンでも割引はするかもしれませんが、「閉店間際なので20%OFF」などの「合理的な理由」と、その場で買う限りは「どの顧客も共通の価格」で買えるという違いがあります。システムも値引きをするなら、全顧客共通で行わなけば、誰かは裏切られていることになります。

値引きする会社からシステムを買う、あるいは必要以上に値引きを迫るということは、自分は裏切られても構わない―すなわち、絶対額で得するなら、相対的に損してもいい=10万円値引いてくれるなら、他の顧客には15万円値引いていてもいい―

かつ、

値引きによって会社の収支バランスが崩れ、自分が受けるサービスに悪影響が出てもよい、と判断したとも言えます。

値引きとは、もしかしたら不誠実な行為かもしれません。
値引きによって、もしかしたらお客側も長期的には損するかもしれません。

値引きって、意外に奥が深いですね。


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関連記事: システムの価格と価値


キーワード: 病院予約システム、医院予約システム、診療予約システム

2012年7月9日月曜日

病院予約システムと価格|価格と価値



システムの価格設定というのは、実に難しいものがあります。

専門職である開発の人件費は、一般的な人件費よりも高く、また、販売やサポートの人件費も必要です。

それらを支えられるだけの収入がないと、「売れたけど儲からない→サポートが継続できない。」というユーザーとメーカー双方にとって最悪の状況すら想定されるため余裕のかる価格設定をせざるを得ません。

毎月〇本売れると「確定」していればいいのですが、ビジネスですので、よい月もあれば悪い月もあります。そのためシステムの価格は、開発にいくらかかったかのコストだけでなく、「会社の抱えるコスト」をベースに算出するのが一般的です。


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一方で、ユーザーから見た場合の価格は、そのシステムが果たしてくれる「価値」に他なりません。

そのシステムが、毎月20万円分の仕事をしてくれると評価した場合、合理的には、それより安ければ買い、高ければ見送りとなります。よって、使えないシステムは安くても0円の価値しかないということです。

使えるものは、金額にしてどのぐらいの価値があるか考えていただければ価格が高いかどうかは判断できるはずです。

使えるシステム(貴院の運用に乗るシステム)で、毎月20万円分の仕事をしてくれると評価したのなら、毎月1万円であろうが、2万円であろうが、3万円であろうが「かなり安い」買い物と言えるのではないでしょうか。

もしもそのシステムが自社の運用に乗らず、使えないなら、毎月1,000円でも「高い」買い物になってしまいます。システムは事前に実際に試せないと、価値が計れないということだと思います。


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関連記事: 診療予約システム フリーソフト


キーワード: 病院予約システム、安い、無料、価格、医療機関,予約ソフト

2012年7月6日金曜日

病院予約システムと着信ポップアップシステム(CTI)




完全予約制の病院・クリニックの場合、電話での予約受付業務は、患者さまがはじめてコンタクトする入口となります。

患者さまから見ると、病院の第一印象を決める材料となるだけでなく、継続して通院する方には、予約の電話をする度に、いい印象も、時には悪い印象も抱くことになります。

また、病院側から見ると、来院患者様の受付、会計などのオペレーションを行いながら、合間に予約電話が入るため、いかに短い時間で、間違いなく予約を取得できるかが、スタッフの経験や能力によって左右される部分でもあります。


病院予約システムの中には、「着信ポップアップシステム(CTI=Computer Telephony Integration)」を利用可能なものがあり、完全予約制のクリニックでの利用が進んでいます。

これは、いわゆるコールセンターのオペレーターが利用するのと同じ仕組みで、システムに登録されている顧客(患者)からの電話があった場合には、着信と同時に、顧客情報を呼び出して自動的に表示させる仕組みのことです。


着信ポップアップシステムを利用することにより、通常必要となる「カルテ番号」「なまえ」などでの患者検索が不要となり、電話予約受付のスピードや正確さが格段に上がります。

また、システムが同時に表示する「予約履歴」などから、「昨日来た●●さんだ、どうしたのかな?」「土曜に予約のある〇〇さんだ。予約の変更かな?」などの推測、判断等ができるため、よりレベルの高い受付対応が誰でもできるようになります。

受付スタッフの退職、入れ替わりなどで、まだ患者の名前を知らない新しいスタッフでも、患者を間違えず、その場で履歴を確認しながら対応できるのでスムーズに業務に入ってもらえる点も見逃せません。

今は、着信ポップアップ機能に家族検索(小児科などで威力を発揮)など、より便利な機能が付いたものを実装しているシステムがあります。

□ 病院予約システム「診療予約2013」

もし予約制をとっている場合は、試してみてください。


キーワード: 病院予約システム、CTI、電話受付


2012年7月4日水曜日

病院予約システムのフリーソフト




病院予約システムの中には、フリーソフトがいくつか存在します。

フリーソフトはその名のとおり無償で利用でき、実際に運用に乗るのであればこれ以上良いことはありません。

一方で、完全無料であるということは、ほとんどサポートを受けることができないということでもあります。また、機能・性能の追加・向上も期待できません。

これは無料であるからには仕方のないことだと思います。

こういった無料の予約受付システムについては、開業医の皆様のご要望も多かったのでしょうか、一時は提供されていたようですが、最近は新しく登場していないようです。




これには以下の理由があると思われます。

1. 急速に変化するIT環境

インストール型のソフトは新しいOSに対応しない限り使えなくなっていきます。フリーソフトは、OSの変化にコスト的に対応できないことが多く、徐々に廃れていきます。

また、患者側のモバイル端末の変化はさらに急速です。

携帯電話はメーカーや年代によってかなり仕様が違うため、同じシステムでも、うまく表示されない端末があったりします。それに合わせて、システムメーカーも対応開発を行う必要があります。また、スマートフォンの登場により、さらに新しい技術と開発コストが必要となってきています。

フリーでは、とても対応しきれないレベルといってもいいと思います。


2. 病院予約システムの適正価格化

一方で、開発側の技術やノウハウの集積、あるいは競争の激化によって、診療予約システム自体の価格は下がってきています。

まだ、50万円程度の初期費用と、数万円のランニングコストがかかるものが主流ですが、初期費用無料、月額1万円から利用できる、いわゆるSaaS型(Software as a Service)の病院予約システムも登場しました。

クリニックが手ごろな価格で利用できるシステムが増えてきたため、フリーソフトはその役割を終えたとも言えます。


3. フリーソフトでは自分の病院・クリニックに必要な機能を満たせていない

言わずもがなですね。
予約受付の運用方法は、当然、病院・クリニックによって差があります。有償のソフトは、それに対応できるように企画・開発されている、というよりもそうしないと企業として生き残れないので、必然的に多様な運用にたえるように設計されます。

フリーソフトの開発者にその必要はありません。それは、たくさん利用されても、少なくても何も変わらないからです。利用できる人だけが、利用してくれれば基本的にはそれでいいのです。

以上、無料の病院予約システムは確かに存在しますが、実際に現場で利用するには、長期的な目でよく検討することが必要だと思います。



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2012年6月29日金曜日

病院予約システムを選ぶ基準



病院予約システムは、病院経営にとって、大きな役割を担うようになってきました。


これは携帯電話やスマホの普及により、様々なものがオンラインで予約、申込み、購入できるようになった結果、多くの患者さまが「いつでも、どこでも」病院の予約を取りたいと考えるようになったからでしょう。


また、病院側にも予約、受付業務の効率化、病院内での待ち時間短縮、医療サービスの差別化などの課題を解決する必要性が高まってきたことも考えられます。


病院予約システムにもたくさんありますが、そもそも病院の予約には下記の3つのパターンがあります。

A. 順番待ち
B. 日時予約
C. 順番待ちと日時予約の併用



病院予約システムの中には、順番待ち、日時予約のどちらかに特化したものが多いです。


一部、併用できるシステムは、「通常は順番待ちだが、予防接種や健診は日時予約でまとめて受付したい」というニーズを満たすもので、汎用性が高いといえます。


病院予約システムの選定基準としては、下記のようなものが考えられます。

1.患者さまが使いやすいシステム
2.病院側の操作や設定がわかりやすい、簡単
3.できれば初期費用がかからない、レンタルソフト



1.患者さまが使いやすいシステム

当たり前のことなので、つい見逃しがちです。普通は病院側の画面しか見ないので、どうしてもそちらの使い勝手に目を向けてしまいがちです。

患者さまが使いにくい、ちょっとした不便を感じるシステムは、積極的に使ってもらえなくなります。それでは意味がありません。



2.病院側の操作や設定がわかりやすい、簡単

たくさんの患者さまが利用されると、病院側での操作や設定が不便に感じられることがあります。

処理が遅い、些細な操作が二度手間になるなど、細かいところに配慮のないシステムは、使うにつれてイライラするはずです。



3.できれば初期費用のかからない、レンタルソフト

電子カルテやレセコンのようなシステムと違い、病院予約システムは、シンプルなつくりになっています。

そのため、普通に使う分には、システムサポートなどをあまり意識する必要はありません。
(頻繁にサポートしてもらう必要があるシステムは止めたほうがいい)

システムによりますが、初期設定も簡単にできるはずですので、そこに高い金額を払う必要はないと思います。
(注) ただし、10~50万円ぐらいかかるものもまだ多いです。

初期費用が高いと、サンクコスト【sunk cost】に縛られて、「これだけ費用をかけたんだから、とりあえず使い続けるか・・・」となってしまうため、本来するべき判断を先送りにすることになってしまいます。

下記のような、初期費用無料のレンタル型のシステムで、ご自身の病院で使えるようであれば、十分だと思います。



意外に初期費用が無料で、いますぐ使えるシステムがないので病院予約システムをはじめて使う方は、試してみてください。


キーワード: 病院予約システム