病院予約システム｜その機能、MUST？WANT？

病院予約システムを検討されている方のほとんどは、はじめて病院予約システムの導入をされるお医者さまです。すなわち、新規開業に合わせて検討されるか、開業後しばらくして受付の負荷低減や、患者さまへのサービスとして導入を検討されます。

一方で、病院予約システムは使っているが、何らかの理由により乗り換えたいという病院・クリニックもあります。導入時には、「これで大丈夫。」と思って導入した病院予約システムが、しばらくして、「これでは駄目だ。」となってしまったということです。

あり得る理由としては下記のようなことが考えられます。


１．導入当時とクリニックの予約運用が変わった

・　受付方法を見直した（順番待ち、時間指定予約、複合）
・　受付方法は変えず、細かいルールを変更したいがシステムが対応できない。

など、導入当時は問題でなったことが問題になるケースです。


２．システムが古くて使いづらい

・　今となっては処理速度が遅く感じる
・　画面が古く、ユーザーインターフェースが悪い
・　新しい機器で使えない、使いにくい
（新OS、スマートフォン、タブレット端末etc）

導入当初は最新のシステムでも、年月が経てば古くなります。毎日使うものなので、少しの欠点が「これでは駄目だ。」に変わることもあります。
　

３．元々やりたいことができなかったが、導入してしまった

１と２は、仕方がないとも言えますが、この３はもしかしたら、導入時に避けられたかもしれません。

・　病院予約システムの導入時に、本当にやりたいことがわかっておらず
　　言われるままに対応していないシステムを選んでしまった。
・　やりたいことははっきりしていたが、
　　費用等の問題で対応していないシステムを選んだ。
　　運用してみて、やはりできないと困ることに気づいた。

というようなケースです。


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病院の予約受付の運用は、千差万別であり、完全にすべてに対応できる予約システムはおそらくありません。

そういう意味では、診療予約システムを導入する際に、「本当にやりたいこと（MUST）」を明確にし、「できればやりたいこと（WANT）」と区別して検討をする必要があるでしょう。そして、MUSTができないシステムは、安くても、説得されても、見送るべきです。

一方で、突き詰めて考えると、MUSTは意外に少ないのも事実です。MUSTかどうかは、「患者目線」で考えたときにどうなのか？を考えることでクリアになっていくことが多いです。あるいは、実際に運用する「受付スタッフの目線」ではどうなのか？を考えることでもクリアになっていきます。

一番問題なのはMUSTとWANTを混同してしまい、WANTを優先し、MUSTを妥協してしまうことです。この場合には、残念ながら３のケースが起こってしまうでしょう。また、WANTをたくさん満たすからといって、その分を費用を払う必要があるのかという点も、コストパフォーマンスを考えた場合に出てくる問題だと思います。


導入する前にも、導入してからも　MUSTとWANTを区別して病院予約システムの検討、運用、見直しをすることが大事だと思います。


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